Подписване в 21 век

Все по-голяма част от комуникацията ни днес се осъществява по електронен път и с помощта на електронни устройства. Организациите осъзнават, че дигиталната трансформация не е еднократен проект, а постоянна дейност с цел по-ефективни процеси. Въпреки това, подписването на документи на хартия все още е преобладаващата практика.

Дори след въвеждането на европейската нормативна уредба още през далечната 1999 година, голяма част от организациите все още изпитват несигурност как да прилагат широко електронните подписи в ежедневната си дейност.

От друга страна, без електронно подписване няма завършени дигитални процеси. Пропуска се възможността да се спести време и да се намали бюрокрацията както в бизнеса, така и в държавния сектор. Като последният в някои отношения е една стъпка напред с реализацията на хиляди електронни административни услуги.

Когато получим ръчно подписан документ, рядко подлагаме на съмнение автентичността на ръчно положения подпис. Същевременно сме изключително внимателни, когато преглеждаме електронно подписан такъв. Дори, получен от дългогодишен партньор. Защо? - При положение, че електронният документ носи много повече информация за подписващия и е по-сигурен, отколкото този на хартия. Нещо повече, според Регламент №910/2014 относно електронната идентификация, правната сила и допустимостта на електронния подпис не може да бъде оспорена само на основанието, че е в електронна форма.

Електронният подпис не се изчерпва с тъй наречения Квалифициран Електронен Подпис или накратко КЕП, а има много форми, приложими за различни случаи.

Например, базовото електронно подписване означава съвсем просто данни за подписващия да бъдат асоциирани с дадено съдържание – било то и-мейл, текст, документ или нещо друго. Подобни данни могат да бъдат имената ви в края на съобщение по електронната поща или картинка, изобразяваща вашият подпис.

За разлика от него, усъвършенстваният електронен подпис или УЕП предлага значително по-голяма сигурност и валидира идентичността на подписващия и целостта на документа. Има множество начини да се ползва УЕП, включително при подписване с пръст, мишка, специализирана писалка или чрез цифров сертификат, или с т. нар. втори фактор – двустепенна идентификация.

Най-високо ниво на сигурност на подписването се постига с квалифицираните електронни подписи или КЕП, които се издават от Квалифициран (официално регистриран) доставчик на удостоверителни услуги (ДУУ). Някои от тях вече осигуряват възможност за полагане на подпис и чрез мобилни приложения (т.нар. ОКЕП), които предоставят удобството да подпишеш документ направо от телефона си.

Както и да сравняваме, подписването на хартия е значително по-скъпо, неефективно, и много по-бавно. Въпреки това, компаниите масово се затрудняват да направят тази стъпка в дигиталната трансформация и продължават да разходват най-ценния ресурс – времето, на своите служители, клиенти и партньори. А има начини това да става лесно и да се управлява ефективно.

Например, през платформа като DigiSign, която може да управлява целия процес, един документ може да бъде подписан електронно от две или повече страни за по-малко от минута. Нещо повече – същият документ може да бъде подписан от една страна с популярните подписи "на флашка", от друга чрез приложение на мобилния телефон, от трета – на таблет и от четвърта – с SMS код. По този начин могат да се комбинират всички възможни електронни начини за подписване в сигурна и управляема среда.

Чрез DigiSign можем да трансформираме бързо и ефективно документалната фаза на всеки един процес, независимо дали е вътрешен или външен, осигурявайки по-добро обслужване на клиенти, служители и партньори.

Проучване на MIT (Massachusetts Institute of Technology) потвърждава ясно пряката връзка между нивото на дигитализация на дадена организация и представянето ѝ според всички значими измерители - приходи, печалба и пазарен дял, като отчита средно 24% по-добро представяне на водещите компании. Продължавайки да работят по стар и неадекватен начин, компаниите пропускат възможността да реализират конкурентно предимство и рискуват да станат нерелевантни на пазара.

DigiSign позволява директен и лесен преход от подписването на хартия към изцяло електронно подписване на документи – по всички възможни канали и по всяко време, и ви позволява да реализирате ефективна стратегия за дигитална трансформация.

Мирослав Долапчиев е управляващ съдружник в IBS и ръководител на софтуерното направление на компанията. С повече от 25 години опит в ИТ индустрията и множество успешни проекти в сферата на управление на документи, процеси и знание, Мирослав винаги търси нови начини и подходи за оптимизация и опростяване на работата, включително и чрез най-новият продукт в портфолиото на IBS: DIGISIGN.SPACE – универсална платформа за електронно подписване на документи.